Lo spauracchio del 2019 era senza ombra di dubbio la fatturazione elettronica. Ad anno iniziato e anche a futura memoria vale la pena di fare un primissimo bilancio, da aggiornare progressivamente, e alcune considerazioni che varranno sempre per il futuro.
Perché è stata fatta? Per prima cosa bisogna capire la ratio di fondo della fatturazione elettronica. Facendolo scopriremo che non è il nemico. Anzi, è un percorso di digitalizzazione che dovrebbe aiutare, nel tempo, a semplificare e velocizzare tutta una serie di pratiche. Per esempio, andare in un posto e mostrare semplicemente un QR code per farsi fare la fattura e poi ritrovarsela direttamente salvata laddove si è scelto di riceverla, eliminando la carta. Per esempio, offrendo una visione chiara delle transazioni in denaro all’Agenzia delle Entrate. Per esempio, non dovendo più fare mille giri di comunicazioni fra te, i clienti, i commercialisti.
Che cosa fa paura allora? Tutta una serie di cose, a cominciare dal fatto che, come al solito, non siamo pronti (e, sempre come al solito, ci vorrebbe un doppio binario parallelo per garantire un’introduzione progressiva della fatturazione elettronica). Inoltre, la complicazione è dettata dal fatto che la fattura elettronica è una peculiarità italiana, per ora. Le fatture provenienti dall’estero non sono soggette all’obbligo della fattura elettronica. Allo stesso modo, non lo sono le fatture provenienti da regimi fiscali agevolati.
La migliore mappa degli esclusi da questo obbligo è quella del Sole24Ore.
Che cos’è esattamente la fattura elettronica? È un file XML che contiene una serie di dati strutturati. Il che significa che le fatture, dall’1 gennaio 2019, sono (o almeno, dovrebbero essere) tutte uguali. Naturalmente, non posso mettermi a scrivere da solo un file XML, quindi ho bisogno di un editor. L’agenzia delle entrate te lo mette a disposizione, ma purtroppo è quel che è. Ovvero: uno strumento pensato per le fatture. Non un gestionale. Non c’è una rubrica clienti, per esempio. Non ci sono funzionalità avanzate di alcun genere. Ad ogni buon conto, il sito che chiunque abbia a che fare con le fatture si sta abituando a utilizzare è questo qui: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/Ci puoi accedere con le tue credenziali ENTRATEL, con lo SPID o con la Carta Nazionale dei Servizi. Non esamineremo le tre funzionalità in questa sede.
Quali sono le fasi importanti per la fattura elettronica?
- Invio
- Ricezione
- Conservazione
Per l’invio, come per tutte le altre fasi, del resto, puoi scegliere di usare il sito dell’agenzia delle entrate, a cui bisogna comunque iscriversi e per cui è necessario che tu e il tuo commercialista abbiate l’accesso. Se fai non più di una ventina di fatture l’anno e non hai tante fatture passive potresti fare così. Se no comincia a diventare particolarmente scomodo. Ma se fai così, magari rientri fra gli esclusi per una questione di fatturato?
Chiaramente, l’invio è di un file XML con tutti i crismi. Non è fattura elettronica, per dire, mandare un pdf via mail. Per inviare le fatture, devi avere, oltre a tutti i dati di “prima”, anche la pec del tuo cliente o il codice univoco di ricezione, che si presenta come un codice alfanumerico composto da 7 caratteri.
Se un cliente non ti ha comunicato né la pec né il codice alfanumerico, puoi inserire tutti zeri (“0000000”) e il sistema dovrebbe comunque recapitarlo al suo posto. Cioè: il sito dell’agenzia delle entrate. Perché è lì che tutto deve passare e che devi ritrovare quando controlli. Attraverso lo SdI, o Sistema di Interscambio.
Devi emettere le fatture con tempi più dilatati rispetto a quelli che si erano stabiliti in un primo momento
- dal 1° gennaio 2019 e fino al 30 giugno 2019, puoi emettere la fattura dal momento in cui è effettuata l’operazione fino a giorno precedente a quello di liquidazione d’imposta;
- a partire dal 1° luglio 2019, invece, devi emetterla entro il termine dei dieci giorni successivi da quando è stata effettuata l’operazione
Per “emissione” si intende la trasmissione al Sistema di Interscambio.
Per la ricezione devi dare ai tuoi fornitori o la tua pec (ricordi? È obbligatoria se hai un’attività, un’azienda, una partita IVA!) oppure il tuo codice univoco di ricezione, nel caso tu abbia un sistema, un fornitore che ti gestisce le fatture. In linea teorica, anche qui, se il tuo fornitore non ha inserito correttamente il tuo codice univoco di ricezione o la tua pec ma ha comunque la tua partita IVA, tutto dovrebbe andare a posto. Allora potresti chiederti: perché mai inserire il codice univoco di ricezione, se ci sono già partita IVA e codice fiscale? Domanda intelligente. Stendiamo un velo pietoso sulla risposta.
Infine, c’è il tema della conservazione. La conservazione è un obbligo, come l’invio e la ricezione. Tutti i documenti di carattere fiscale (fatture, parcelle, note di credito, note di addebito) vanno messe in conservazione per legge. Si sostituisce all’attività di archiviazione. La cosa comoda è che non dovrai più stampare le fatture per conservarle. Sempre che tu ti stia affidando a un conservatore certificato. Anche in questo caso, puoi mandare in conservazione le fatture elettroniche (attive e passive) sul sito dell’Agenzia delle entrate. No, non basta averle ricevute lì. Il sito dell’Agenzia delle entrate ha una sezione dedicata esplicitamente alla conservazione (che va garantita a norma di legge per 10 anni + 5).
Questo è probabilmente il caso in cui mi sentirei di consigliare esplicitamente di aderire alla conservazione offerta sul sito dell’Agenzia delle entrate, per una serie di motivi. A cominciare dal fatto che se domani chiudi la tua partita IVA o la tua azienda, dovrai comunque continuare a conservare quei documenti. Allora, tanto vale farlo sull’opzione gratuita anziché pagare qualcuno. Certo, in caso di contenzioso con l’Agenzia delle entrate, saranno loro ad avere sui loro server i tuoi documenti. Ma non vogliamo fare troppo i complottari, giusto?
Nota: salvare i file XML su una NAS super sicura NON equivale a conservarli a norma di legge. La fattura elettronica va messa in conservazione entro tre mesi dalla chiusura del bilancio.
Cosa ho scelto io?
Dopo varie peregrinazioni e un po’ di webinar, per me stesso e per le mie società ho scelto di utilizzare Fattura24 (il link rimanda al loro programma di affiliazione) per tanti motivi. Primo fra tutti, lo confesso, il fatto che mi piace il loro approccio “umano”. Utilizzo Fattura24 per l’invio e per la ricezione. Mentre al momento, per la conservazione, utilizzo il sito dell’agenzia delle entrate. Qui sotto ti faccio vedere perché, per esempio.
Quali sono i problemi a gennaio 2019?
Prima di tutto chiariamo: gli intenti della fatturazione elettronica erano nobili e a me avrebbe fatto davvero comodo un sistema perfettamente funzionante. Per esempio, perché sono molto disordinato e faccio fatica a tenere in ordine pezzi di carta. I problemi, però, sono tantissimi e per quel che ho modo di vedere sulla mia pelle, sulla mia esperienza personale, ci sono pochissime persone che siano state davvero seguite in questa fase di transizione. Che di fatto non c’è stata. I benzinai avrebbero avuto l’obbligo di adeguarsi fin dal 1° luglio 2018, ma si trovano ancora oggi benzinai che non sono in grado di emettere la fattura elettronica.
Nei primi 20 giorni del 2019 ho dovuto rinunciare alla fattura in 5 casi diversi perché gli esercenti non erano pronti.
In un caso ho ricevuto due fatture via mail, ma erano dei pdf senza la mia pec e senza il codice di ricezione e soprattutto non sono mai arrivati allo SdI. Quindi ho iniziato un carteggio con il titolare che sta cercando di risolvere la questione. E mi sono trasformato in una specie di consulente.
Chiaramente non capita solo a me. Mafe, per esempio, ha postato sul suo Facebook un ricorsivo equivoco che rende bene l’idea dell’imbuto burocratico nel quale siamo, nostro malgrado, catapultati.
Come vedi, i problemi riguardano sia piccole realtà sia realtà molto grosse.
La cosa più tragicomica, in un certo senso, accade con i ristoranti o in generale con tutti gli esercizi che si rivolgono al consumatore finale. Essi sono obbligati per legge a emettere un documento che attesti l’avvenuto pagamento. Tale documento, però, non ha valore fiscale. In molti casi è un lenzuolone più grande della fattura precedente perché deve riportare, oltre a tutti i miei dati e quelli del fornitore, anche la dicitura “Non valida a fini fiscali. La fattura verrà resa disponibile mediante Sistema di Interscambio o analoghi”.
Quali strategie di sopravvivenza adottare?
Il risultato è che, senza una fase di transizione e senza sicurezze, in questa prima fase, almeno, conservo ugualmente tutti i pezzi di carta che ricevo e poi ho inserito nel mio flusso di lavoro il fatto che a fine mese (o meglio, dopo il 5 del mese successivo, visto che ci sono 5 giorni di tempo teorici per la ricezione sul sito dell’Agenzia delle entrate) dovrò controllare che a tutti i pezzi di carta che ho conservato corrisponda effettivamente una fattura elettronica arrivata sul mio Fattura24 e nel frattempo provvedere, quando mi accorgo che c’è qualcosa che non va, a carteggi di recupero. Non c’è altro da fare, in questa prima fase. E a regime, purtroppo, non si vede come possa essere diverso. A meno che non cambi la norma.
Per i miei pranzi di lavoro ho scelto di non andare da esercenti che non sono ancora abilitati, quindi, anche se è spiacevole, chiamo prima oppure entro e chiedo: «potete farmi la fattura elettronica?». Se la risposta è no, cambio posto.
Molte aziende, per fortuna, sono pronte e mandano via mail la richiesta esplicita di inviare il codice per la fattura elettronica (a proposito: fra poco lo facciamo anche noi!). A tutte quelle che mi scrivono, per sicurezza, se penso che potrebbero essere ancora miei fornitori in futuro, lo invio.
Per la benzina: ricordati che puoi scaricare solo ciò che paghi per via elettronica, non in contanti. E quindi puoi farti emettere fattura elettronica solo in quel caso.
Per le fatture che invii: io ho risolto così. Mi faccio anche una copia cortesia in pdf che mando al cliente via mail, in modo da evitare sorprese nei pagamenti (che già sono parte della mitologia, per i freelance, come ben sappiamo).
Per chi non comunica il codice o per le fatture verso l’estero o per chi non è tenuto a comunicarti il codice univoco in generale: io faccio comunque la fattura elettronica e metto “0000000”, così almeno produco comunque una fattura elettronica ed entra nello SdI.
La modernità malintesa
È un concetto molto caro a tutta la redazione di Wolf. Dove sta il malinteso? Sta nel fatto che questa benedetta fattura elettronica, purtroppo, non è pensata per essere uno strumento senza frizioni. Non ha avuto una fase di beta testing. Non risolve problemi ma ne genera. Non semplifica la vita ma nel migliore dei casi la rende identica dopo una fase con parecchi problemi da risolvere. Non ha avuto una fase di affiancamento: le persone comuni che sono tenute a emettere fattura devono far da sé e arrangiarsi. Si potrebbe dire: fatti loro. Ma la questione è più complessa di così. Già solo il concetto di “file XML” e “dati strutturati” non è facile da far capire a persone che magari non hanno potuto studiare il digitale e che non hanno avuto buone guide.
Insomma, ad oggi la fattura elettronica è uno strumento
- non interamente digitale
- non inclusivo
- non facile da capire
- non facile da adottare
- non abilitante
Ad oggi la fattura elettronia non è uno strumento digitale.
Evidentemente, pur non conoscendo i processi che hanno portato alla realizzazione del meccanismo, la fattura elettronica non è stata pensata secondo logiche di design thinking e secondo logiche di progettazione di sistemi che mettono al centro le persone.
(AP)